Прежде чем утвердить и сдать годовую отчетность до 30 апреля 2020 года, нужно подтвердить решения или протоколы участников ООО. С 25 декабря 2019 года действует обязательное правило нотариального подтверждения решений единственного участника, но если не хотите тратиться на нотариуса – есть более экономный вариант. Рассказываем о нем подробнее.

Зачем нужно подтверждать решения участников ООО

Подтверждение участников необходимо прежде всего для сдачи годовой отчетности, которую нужно сдать в налоговую до 30 апреля 2020 года. До 25 декабря 2019 года отчетность сдавалась с утверждением общим собранием участников, для признания которого достаточно было подписей участников на решении или протоколе. Нотариальное заверение решения при этом не требовалось. Ну а если в обществе был единственный участник, который нередко брал на себя функции директора и главного бухгалтера, то в данном случае вообще проблем не было. Участник подписывал решение об утверждении годовой отчетности и спокойно сдавал ее в налоговую.

Теперь документ об утверждении годовой отчетности могут признать недействительным и аннулировать решение или протокол участников.

Кому надо нотариально заверять решения участников

Правила о нотариальном заверении участников компаний касаются только ООО и акционерных обществ, компании с другими организационно-правовыми формами могут решения участников не заверять у нотариуса.

Более того, положения Обзора затронули только ООО, поэтому можно предположить, что единственные акционеры тоже могут не заверять решения нотариально. Кроме того, правила о нотариальном заверении касаются только участников – учредителей Обзор не трогает.

Как изменить устав до утверждения годовой отчетности

Избежать нотариального заверения решений и протоколов участников ООО больше не удастся. Но есть альтернативные варианты.

Ходить к нотариусу каждый раз при утверждении очередного решения;
Внести изменения в устав и указать альтернативные способы подтверждения решений.

Первый вариант неудобен. Да, можно пригласить нотариуса на собрание, чтобы он ставил свою подпись непосредственно на месте. Но это дорогое удовольствие, по Москве час работы нотариуса на собрании участников стоит порядка 3 000 рублей и больше, а за техническую работу берут все 5 000. К тому же часто на собрании говорят о делах компании, которые входят в коммерческую тайну общества.

Лучше сразу внести изменения в устав.

Какие изменения нужно внести в устав до утверждения годовой отчетности в 2020 году? Рекомендуем добавить следующие положения:

Положение о собраниях участников
Здесь можно указать подтверждение решения путем подписания документа либо видеозаписи, при этом важно сделать указание на требования к качеству и ведению видеозаписи. В уставе можно сделать отсылку на локальный нормативный акт общества.
О заочном голосовании
Сейчас это необязательное положение, но законодательные нормы часто меняются.
Альтернативные варианты подтверждения решений
Если участник единственный, в уставе тоже стоит прописать альтернативные варианты подтверждения его решений, несмотря на то, что согласно Обзору, его решения не надо заверять у нотариуса.